Selbstverständlich können Sie in der Anwendung Mein Dialogsystem Aufgaben organisieren. Dabei sollte man zwischen internen Aufgaben und externen Aufgaben unterscheiden

Interne Aufgaben werden direkt von Ihrem Unternehmen bearbeitet. Um eine neue Aufgabe zu erstellen, rufen Sie den betreffenden Kunden auf und klicken dort auf den Befehl neue Aufgabe. Danach müssen Sie die Daten der Aufgabe erfassen, also u.a.:

• kurze Beschreibung der Aufgabe
• ausführliche Beschreibung der Aufgabe
• Start der Aufgabe
• Ende der Aufgabe
• durchgeführt durch

Das Eingabefeld durchgeführt durch ist ein Listbox mit allen registrierten Mitarbeitern des Unternehmens. Und in der ersten Zeile steht das Unternehmen selbst. Sie können also festlegen, dass die Aufgabe ein bestimmter Mitarbeiter durchführen muss. Wählen Sie den ersten Eintrag in der Listbox, also das Unternehmen, dann sind alle Mitarbeiter des Unternehmens für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich. Selbstverständlich bietet Ihnen die Anwendung Mein Dialogsystem die Möglichkeit, alle Aufgaben in Kalenderform anzuzeigen. Und auf alle unerledigten Aufgaben, die in der Vergangenheit liegen, wird in der Startseite hingewiesen.

Externe Aufgaben delegieren Sie an ein anderes Unternehmen. Im Dialogsystem werden solche Unternehmen Dienstleister genannt. Bevor Sie eine Aufgabe an Dienstleister delegieren, müssen Sie zunächst sogenannte Dienstleisterkontakte in der Anwendung Mein Dialogsystem anlegen. Dazu klicken Sie in der Navigationszeile auf Aufgaben und dann auf einen neuen Dienstleisterkontakt erstellen. Sie können beliebig viele Dienstleisterkontakte erfassen. Um eine Aufgabe an einen Dienstleiter zu delegieren, erfassen Sie zunächst die Aufgabe. Danach rufen Sie die Aufgabe auf und finden dort den Befehl Aufgabe an Dienstleister vorbereiten. Haben Sie diesen Befehl ausgewählt, werden Sie gebeten, folgende Eingaben zu erfassen:

• Empfänger des Auftrages: eine Listbox aller von Ihnen hinterlegten Dienstleisterkontakte
• alternative Mailadresse
• Betreff
• Aufgabenbeschreibung für den Dienstleister

Sobald Sie die Eingabedaten erfasst haben, können Sie die Daten der Aufgabe per Mail an den Dienstleister versenden. Selbstverständlich werden alle Mails, die an einen Dienstleister versendet wurden, in der betreffenden Aufgabe dokumentiert.

In der Anwendung Mein Dialogsystem können Sie spielend einfach Aufgaben verwalten, organisieren und delegieren. Dabei können Sie nicht nur interne Aufgaben managen, sondern Aufgaben ganz einfach an Dienstleister weiterleiten.

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